Contrat ou convention de formation ?

22 mai 2024
14 min de lecture

Le guide complet pour ne plus se tromper

Article à destination des équipes administratives, commerciales et qualité des organismes de formation.

Contrat ou convention : la question semble simple, mais elle génère en pratique de nombreuses erreurs dans les organismes de formation — erreurs qui peuvent avoir des conséquences lourdes : remboursement force de prestations réalisées, contentieux avec des clients, non-conformité détectée lors d'un audit Qualiopi ou d'un contrôle DREETS. Qui doit signer un contrat ? Quand la convention suffit-elle ? Un bon de commande peut-il remplacer l'un ou l'autre ? Quel délai de rétractation s'applique à qui ? Cet article répond à toutes ces questions, avec les textes de référence, les cas pratiques et la check-list de conformité pour mettre vos documents en ordre.

1. La distinction fondamentale : personne physique vs personne morale

La règle de base est simple, mais elle est fréquemment méconnue : le type de document à utiliser ne dépend pas du type de formation ni du montant de la prestation, mais de la qualité juridique du cocontractant — c'est-à-dire de la personne qui achète la formation.

Le contrat de formation : pour les personnes physiques et les entreprises individuelles

Le contrat de formation professionnelle s'impose lorsque le bénéficiaire de la formation est une personne physique qui contracte en son nom propre. Cela concerne deux catégories de clients :

• Les particuliers : toute personne qui finance sa formation sur ses fonds personnels, via le CPF en direct, ou qui s'inscrit personnellement à une formation hors cadre employeur.

• Les entreprises individuelles (EI, micro-entreprises, auto-entrepreneurs) : même si elles exercent une activité professionnelle, les entreprises individuelles ne sont pas des personnes morales. Un micro-entrepreneur qui achète une formation pour lui-même est une personne physique et doit signer un contrat de formation, pas une convention.

Cette distinction personne physique / entreprise individuelle est l'une des erreurs les plus fréquentes sur le terrain : des OF utilisent la convention pour des micro-entrepreneurs et se retrouvent en difficulté lors de contrôles. La règle est claire : si votre client n'a pas de numéro SIREN associé à une personne morale (SARL, SAS, association, collectivité...), c'est un contrat de formation qui s'impose.

La convention de formation : pour les personnes morales

La convention de formation est le document contractuel utilisé lorsque l'acheteur est une personne morale : une entreprise (SARL, SAS, SA, SA, SCOP...), une association (loi 1901 ou autre), un organisme public, une collectivité territoriale, un groupement professionnel, etc. Dans ce cas, c'est l'entité morale qui contracte — même si c'est l'un de ses salariés qui suit la formation.

Il est important de comprendre que dans le cadre d'une convention de formation, le stagiaire individuel n'est pas le cocontractant : c'est l'entreprise qui achète la formation pour son salarié. Le contrat engage l'entreprise, pas le salarié.

ℹ Le critère décisif : qui signe et en quelle qualité ?

La question à se poser systématiquement : la personne qui signe le document contractuel agit-elle en son nom propre (personne physique) ou au nom d'une entité juridique distincte d'elle-même (personne morale) ?

Un gérant de SARL qui signe pour sa société signe en tant que représentant d'une personne morale : convention.

Un artisan en nom propre qui signe pour lui-même signe en tant que personne physique : contrat.

Source : art. L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail.

2. Le tableau comparatif complet : contrat vs convention

Voici la comparaison synthétique des principales différences entre contrat et convention de formation, avec les règles applicables à chaque situation.

Critère	CONTRAT de formation	CONVENTION de formation
Pour qui ?	Personne physique = particulier ET entreprises individuelles	Personne morale = entreprises, associations, organismes, collectivités...
Base légale	Articles L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail + décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018	Articles L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail + décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018
Délai de rétractation	10 jours (présentiel) ou 14 jours (à distance)	Pas de délai de rétractation - SAUF si les 3 conditions BtoB sont réunies (voir détail ci-après)
Modalités financières	Acompte ne pouvant excéder 30% du montant total, puis facturation au prorata de la réalisation	Librement négociées entre les parties - mais respect des modalités de prise en charge du financeur (OPCO, CPF...)
Obligation de forme	Obligatoire - ne peut pas être remplacé par un bon de commande	Non obligatoire en BtoB : un bon de commande ou un devis comportant les mentions requises peut en tenir lieu
Contexte CPF	Contrat non requis : les CGU de MonCompteFormation tiennent lieu de contrat	Convention non requise : les CGU de MonCompteFormation tiennent lieu de convention

3. Le droit de rétractation :

Le droit de rétractation est peut-être l'un des points les plus mal maîtrisé dans les organismes de formation. Voici les règles clairement établies.

Pour le contrat de formation (BtoC et entreprises individuelles)

Lorsqu'un contrat de formation est signé avec une personne physique, un droit de rétractation s'applique obligatoirement :

• 10 jours calendaires pour les contrats signés en présentiel.

• 14 jours calendaires pour les contrats conclus à distance (email, signature électronique, téléphone avec confirmation écrite...).

Ce droit de rétractation est d'ordre public : il ne peut pas être supprimé par clause contractuelle, ni réduit en dessous des délais légaux. Pendant ce délai, le bénéficiaire peut se rétracter sans frais ni pénalités. L'OF ne peut pas commencer à exécuter la prestation avant l'expiration du délai de rétractation, sauf si le bénéficiaire demande expressément à commencer la formation avant la fin du délai — auquel cas il doit le faire par écrit et son droit de rétractation est limité aux frais engagés.

Pour la convention de formation (BtoB) : la règle des 3 conditions

En principe, la convention de formation professionnelle conclue entre professionnels (BtoB) n'est pas soumise au droit de rétractation. Cependant, une exception existe : le droit de rétractation s'applique même en BtoB lorsque trois conditions sont CUMULATIVEMENT réunies.

	Condition	Ce que cela signifie en pratique
1	Entreprise de MOINS de 5 salariés	Le droit de rétractation ne s'applique qu'aux très petites structures. Une entreprise de 5 salariés ou plus n'en bénéficie jamais en BtoB.
2	Signature réalisée EN DEHORS de l'entreprise OU à DISTANCE	Si la convention est signée dans les locaux de l'entreprise cliente, pas de rétractation. Le droit ne s'active que pour les signatures hors site ou à distance (email, DocuSign, etc.).
3	Prestation EN DEHORS du champ de l'activité principale de l'entreprise	Une entreprise de BTP qui achète une formation en plomberie est dans son coeur de métier : pas de rétractation. Une même entreprise qui achète une formation en comptabilité pour son gérant : rétractation possible.
Conséquence	Les CGV doivent mentionner ce droit de rétractation	L'OF a l'obligation de faire figurer ce droit dans ses Conditions Générales de Vente (CGV) dès lors que cette situation peut se produire avec ses clients. L'absence de cette mention dans les CGV expose l'OF à une nullité du contrat.