Contrat ou convention de formation ?
Le guide complet pour ne plus se tromper
Article à destination des équipes administratives, commerciales et qualité des organismes de formation.
Contrat ou convention : la question semble simple, mais elle génère en pratique de nombreuses erreurs dans les organismes de formation — erreurs qui peuvent avoir des conséquences lourdes : remboursement force de prestations réalisées, contentieux avec des clients, non-conformité détectée lors d'un audit Qualiopi ou d'un contrôle DREETS. Qui doit signer un contrat ? Quand la convention suffit-elle ? Un bon de commande peut-il remplacer l'un ou l'autre ? Quel délai de rétractation s'applique à qui ? Cet article répond à toutes ces questions, avec les textes de référence, les cas pratiques et la check-list de conformité pour mettre vos documents en ordre.
1. La distinction fondamentale : personne physique vs personne morale
La règle de base est simple, mais elle est fréquemment méconnue : le type de document à utiliser ne dépend pas du type de formation ni du montant de la prestation, mais de la qualité juridique du cocontractant — c'est-à-dire de la personne qui achète la formation.
Le contrat de formation : pour les personnes physiques et les entreprises individuelles
Le contrat de formation professionnelle s'impose lorsque le bénéficiaire de la formation est une personne physique qui contracte en son nom propre. Cela concerne deux catégories de clients :
• Les particuliers : toute personne qui finance sa formation sur ses fonds personnels, via le CPF en direct, ou qui s'inscrit personnellement à une formation hors cadre employeur.
• Les entreprises individuelles (EI, micro-entreprises, auto-entrepreneurs) : même si elles exercent une activité professionnelle, les entreprises individuelles ne sont pas des personnes morales. Un micro-entrepreneur qui achète une formation pour lui-même est une personne physique et doit signer un contrat de formation, pas une convention.
Cette distinction personne physique / entreprise individuelle est l'une des erreurs les plus fréquentes sur le terrain : des OF utilisent la convention pour des micro-entrepreneurs et se retrouvent en difficulté lors de contrôles. La règle est claire : si votre client n'a pas de numéro SIREN associé à une personne morale (SARL, SAS, association, collectivité...), c'est un contrat de formation qui s'impose.
La convention de formation : pour les personnes morales
La convention de formation est le document contractuel utilisé lorsque l'acheteur est une personne morale : une entreprise (SARL, SAS, SA, SA, SCOP...), une association (loi 1901 ou autre), un organisme public, une collectivité territoriale, un groupement professionnel, etc. Dans ce cas, c'est l'entité morale qui contracte — même si c'est l'un de ses salariés qui suit la formation.
Il est important de comprendre que dans le cadre d'une convention de formation, le stagiaire individuel n'est pas le cocontractant : c'est l'entreprise qui achète la formation pour son salarié. Le contrat engage l'entreprise, pas le salarié.
ℹ Le critère décisif : qui signe et en quelle qualité ? La question à se poser systématiquement : la personne qui signe le document contractuel agit-elle en son nom propre (personne physique) ou au nom d'une entité juridique distincte d'elle-même (personne morale) ? Un gérant de SARL qui signe pour sa société signe en tant que représentant d'une personne morale : convention. Un artisan en nom propre qui signe pour lui-même signe en tant que personne physique : contrat. Source : art. L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail. |
2. Le tableau comparatif complet : contrat vs convention
Voici la comparaison synthétique des principales différences entre contrat et convention de formation, avec les règles applicables à chaque situation.
Critère | CONTRAT de formation | CONVENTION de formation |
Pour qui ? | Personne physique = particulier ET entreprises individuelles | Personne morale = entreprises, associations, organismes, collectivités... |
Base légale | Articles L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail + décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018 | Articles L. 6353-1 à L. 6353-7 du Code du travail + décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018 |
Délai de rétractation | 10 jours (présentiel) ou 14 jours (à distance) | Pas de délai de rétractation - SAUF si les 3 conditions BtoB sont réunies (voir détail ci-après) |
Modalités financières | Acompte ne pouvant excéder 30% du montant total, puis facturation au prorata de la réalisation | Librement négociées entre les parties - mais respect des modalités de prise en charge du financeur (OPCO, CPF...) |
Obligation de forme | Obligatoire - ne peut pas être remplacé par un bon de commande | Non obligatoire en BtoB : un bon de commande ou un devis comportant les mentions requises peut en tenir lieu |
Contexte CPF | Contrat non requis : les CGU de MonCompteFormation tiennent lieu de contrat | Convention non requise : les CGU de MonCompteFormation tiennent lieu de convention |
3. Le droit de rétractation :
Le droit de rétractation est peut-être l'un des points les plus mal maîtrisé dans les organismes de formation. Voici les règles clairement établies.
Pour le contrat de formation (BtoC et entreprises individuelles)
Lorsqu'un contrat de formation est signé avec une personne physique, un droit de rétractation s'applique obligatoirement :
• 10 jours calendaires pour les contrats signés en présentiel.
• 14 jours calendaires pour les contrats conclus à distance (email, signature électronique, téléphone avec confirmation écrite...).
Ce droit de rétractation est d'ordre public : il ne peut pas être supprimé par clause contractuelle, ni réduit en dessous des délais légaux. Pendant ce délai, le bénéficiaire peut se rétracter sans frais ni pénalités. L'OF ne peut pas commencer à exécuter la prestation avant l'expiration du délai de rétractation, sauf si le bénéficiaire demande expressément à commencer la formation avant la fin du délai — auquel cas il doit le faire par écrit et son droit de rétractation est limité aux frais engagés.
Pour la convention de formation (BtoB) : la règle des 3 conditions
En principe, la convention de formation professionnelle conclue entre professionnels (BtoB) n'est pas soumise au droit de rétractation. Cependant, une exception existe : le droit de rétractation s'applique même en BtoB lorsque trois conditions sont CUMULATIVEMENT réunies.
| Condition | Ce que cela signifie en pratique |
1 | Entreprise de MOINS de 5 salariés | Le droit de rétractation ne s'applique qu'aux très petites structures. Une entreprise de 5 salariés ou plus n'en bénéficie jamais en BtoB. |
2 | Signature réalisée EN DEHORS de l'entreprise OU à DISTANCE | Si la convention est signée dans les locaux de l'entreprise cliente, pas de rétractation. Le droit ne s'active que pour les signatures hors site ou à distance (email, DocuSign, etc.). |
3 | Prestation EN DEHORS du champ de l'activité principale de l'entreprise | Une entreprise de BTP qui achète une formation en plomberie est dans son coeur de métier : pas de rétractation. Une même entreprise qui achète une formation en comptabilité pour son gérant : rétractation possible. |
Conséquence | Les CGV doivent mentionner ce droit de rétractation | L'OF a l'obligation de faire figurer ce droit dans ses Conditions Générales de Vente (CGV) dès lors que cette situation peut se produire avec ses clients. L'absence de cette mention dans les CGV expose l'OF à une nullité du contrat. |
Ce que vos CGV doivent mentionner
Si votre OF peut se trouver dans la situation décrite ci-dessus — c'est-à-dire si vous vendez des formations à de très petites entreprises (moins de 5 salariés) et que vous signez des conventions à distance ou hors de leurs locaux — vos Conditions Générales de Vente doivent obligatoirement mentionner ce droit de rétractation.
L'absence de cette mention dans les CGV n'empêcherait pas le droit de s'appliquer : un client qui ne connaît pas ses droits pourrait les invoquer à tout moment dans un délai de 12 mois supplémentaires (soit potentiellement 12 mois + 14 jours après la signature). En pratique, un OF qui n'a pas cette mention dans ses CGV s'expose à des demandes de remboursement bien après la réalisation de la formation.
4. La convention est-elle toujours obligatoire en BtoB ?
Non — et c'est une autre surprise pour beaucoup d'OF. La convention de formation n'est pas toujours obligatoire dans le cadre de formations financées par un employeur au bénéfice de ses salariés. L'article D. 6353-1 du Code du travail, issu du décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018, prévoit des alternatives valables.
Quand le bon de commande ou le devis peut remplacer la convention
Pour les formations financées par un OPCO (Opérateur de Compétences) ou tout autre organisme habilité à percevoir la contribution formation (entreprises de plus de 11 salariés), un bon de commande ou un devis approuvé par le client peut tenir lieu de convention à condition de comporter les mêmes mentions obligatoires que la convention — ou que ses annexes les comportent.
Concrètement : si votre bon de commande, votre devis, ou la proposition commerciale que le client a acceptée intègre toutes les mentions requises par le Code du travail (intitulé, objectifs, contenu, moyens, durée, prix, modalités...), vous n'avez pas besoin d'un document supplémentaire appelé 'convention de formation'.
Le cas CPF : les CGU font office de convention
Pour les formations financées via le Compte Personnel de Formation (CPF) sur la plateforme MonCompteFormation, aucune convention spécifique n'est requise. Les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) de la plateforme, acceptées par le titulaire du CPF lors de son inscription, tiennent lieu de convention pour le prestataire comme pour le titulaire du compte.
Cela signifie que si vous proposez des formations sur MonCompteFormation, vous n'avez pas à produire une convention de formation distincte pour chaque stagiaire. Les CGU de la CDC couvrent le cadre contractuel. En revanche, les obligations d'information pré-contractuelle (programme, objectifs, modalités...) demeurent pleinement applicables via votre offre publiée sur la plateforme.
⚠ Point de vigilance : 'pas obligatoire' ne veut pas dire 'conseillé de ne pas faire' Le fait que la convention ne soit pas obligatoire dans certains cas ne signifie pas qu'il est préférable de s'en passer. La convention reste un outil de sécurisation juridique important : elle formalise les engagements réciproques, prévient les malentendus sur le contenu et les modalités de la formation, et constitue une preuve en cas de litige. Pour les formations de longue durée, à fort enjeu ou impliquant plusieurs parties (sous-traitant, OPCO, employeur), la convention est fortement recommandée même si elle n'est pas légalement obligatoire. |
5. Les mentions obligatoires : ce que doit contenir chaque document
Qu'il s'agisse d'un contrat de formation ou d'une convention (ou de tout document en tenant lieu), les mentions obligatoires sont définies par le Code du travail. Un document incomplet peut être déclaré nul — avec toutes les conséquences financières que cela implique.
Mention obligatoire | Source | Précision pratique |
L'intitulé, l'objectif et le contenu de l'action de formation | Art. D. 6353-1 | Doit correspondre exactement à l'intitulé de certification si formation certifiante (libellé RNCP/RS, code, nom du certificateur) |
Les moyens prévus pour réaliser la formation | Art. D. 6353-1 | Moyens pédagogiques, humains (formateurs), techniques (locaux, équipements) et d'encadrement |
La durée et la période de réalisation | Art. D. 6353-1 | Dates de début et de fin, volume horaire total. En distanciel : préciser les modalités (synchrone/asynchrone) |
Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l'action | Art. D. 6353-1 | Modalités pédagogiques, évaluations prévues, attestation de formation ou titre visé |
Le prix de l'action et les modalités de règlement | Art. D. 6353-1 | Prix TTC ou HT, modalités de prise en charge (OPCO, CPF, plan formation...), échéancier |
Les conditions de résiliation ou d'annulation | Art. L. 6353-5 | Préciser les conditions de remboursement en cas d'annulation à l'initiative du bénéficiaire ou de l'OF |
Les informations sur la protection des données personnelles (RGPD) | RGPD / Art. 13 RGPD | Mention du responsable de traitement, finalité, droits du bénéficiaire (accès, rectification, suppression) |
Les mentions spécifiques pour les formations certifiantes
Lorsque la formation vise l'obtention d'une certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au RS, des mentions supplémentaires sont requises ou fortement recommandées :
• Le libellé exact de la certification (tel que figure sur la fiche France Compétences), son numéro RNCP ou RS, et le nom du certificateur.
• La précision que la formation prépare à une certification et non pas qu'elle 'équivaut à' ou 'prépare en vue de' — des formulations ambiguës qui peuvent tromper le stagiaire sur la nature de la reconnaissance visée.
• La mention du niveau de qualification (pour les certifications RNCP), du code NSF et du Formacode si requis par le financeur.
• Les conditions de présentation aux épreuves de certification (délais, modalités, lieu des épreuves si différent du lieu de formation).
Ces éléments ne sont pas seulement recommandes par les bonnes pratiques : ils sont contrôles lors des audits Qualiopi (indicateurs 1 et 9 du RNQ) et des contrôles de la DREETS. Un contrat ou une convention de formation qui ne mentionne pas correctement la certification visée est un élément de non-conformité potentiel.
6. Le contrat de formation et Qualiopi : les liens à connaître
La certification Qualiopi et les documents contractuels sont étroitement liés. Plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) concernent directement le contenu et l'existence des contrats et conventions de formation.
Indicateur 1 — L'information pré-contractuelle
Avant la signature de tout contrat ou convention, l'OF est tenu de fournir au bénéficiaire (et à l'employeur le cas échéant) une information claire sur les conditions de réalisation de la formation : programme, objectifs, durée, modalités, tarif et — pour les formations certifiantes — les informations sur la certification visée. Cette information doit être fournie AVANT la contractualisation, quel que soit le support (site internet, plaquette, devis...).
L'auditeur Qualiopi vérifiera que l'information diffusée avant la contractualisation est complète, accessible et cohérente avec ce qui est ensuite formalisé dans le contrat ou la convention.
Indicateur 7 — La contractualisation avec le bénéficiaire
L'indicateur 7 du RNQ porte spécifiquement sur la contractualisation avec le bénéficiaire. Il vérifie que l'OF dispose d'un document formalisant la prestation — contrat, convention, ou équivalent valable — et que ce document contient les mentions requises.
Point important pour l'auditeur : un 'équivalent' du contrat ou de la convention (bon de commande, devis...) est acceptable, mais il doit contenir l'ensemble des mentions obligatoires. Un simple bon de commande mentionnant seulement l'intitulé de la formation et le prix est insuffisant.
Les contrôles DREETS et D2OF
Au-delà de Qualiopi, les contrôles de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) et du D2OF (Dispositif de contrôle des organismes de formation) scrutent systématiquement la conformité des contrats et conventions de formation. Les erreurs les plus souvent relevées sont : l'utilisation d'une convention au lieu d'un contrat pour un particulier, l'absence du délai de rétractation dans le contrat BtoC, les mentions obligatoires manquantes, et la facturation avant expiration du délai de rétractation.
★ Lien avec les OPCO : ce qu'ils vérifient Les OPCO (Opérateurs de Compétences) qui financent des formations pour les salariés de leurs entreprises adhérentes exigent la remise d'une convention de formation conforme. Certains OPCO ont leurs propres modèles ou spécifications supplémentaires (ex : mentions sur les heures de formation syndicale, clauses spécifiques pour les CDD...). Vérifiez toujours les exigences de l'OPCO financeur avant d'envoyer votre convention. Un OPCO peut refuser de prendre en charge une formation si la convention ne comporte pas les mentions requises — et dans ce cas, c'est l'entreprise cliente (ou l'OF en cas d'accord commercial) qui supportera le coût. |
7. La facturation et les modalités financières : règles par type de document
Pour le contrat de formation (personne physique)
Les modalités financières du contrat de formation sont encadrées par le Code du travail. L'acompte éventuel ne peut pas dépasser 30% du montant total de la formation. La facturation du solde doit être effectuée au prorata de la réalisation : si la formation n'est pas entièrement réalisée, la facturation doit être proportionnelle à ce qui a été effectivement dispensé.
Ce principe du prorata est important : il interdit à l'OF de facturer l'intégralité d'une formation qui ne s'est pas entièrement déroulée, sauf clause spécifique régulièrement acceptée par le signataire. En cas d'arrêt anticipé imputable à l'OF (annulation de session, formateur absent...), l'OF doit rembourser la partie non réalisée.
Pour la convention de formation (personne morale)
Les modalités financières de la convention sont plus librement négociables entre les parties. La loi ne fixe pas de plafond d'acompte ni de règles de prorata strictes pour les conventions BtoB — sauf lorsque la formation est financée par un OPCO, auquel cas les règles de l'OPCO s'appliquent (prise en charge sur justificatifs de réalisation, remontée des heures de formation...).
En pratique, il est conseillé de ne pas prévoir des conditions de facturation trop avantageuses pour l'OF (ex : 100% facture à la signature) dans une convention, car en cas de litige ou d'annulation partielle, ces conditions peuvent être remises en question devant un tribunal.
Frais de rétractation et annulation
Pour les contrats de formation BtoC, si le bénéficiaire exerce son droit de rétractation dans le délai légal, aucuns frais ne peuvent lui être imposés. En revanche, si l'annulation intervient après le délai de rétractation, les conditions d'annulation prévues au contrat s'appliquent — à condition qu'elles aient été clairement portées à la connaissance du signataire avant la signature.
8. Les erreurs les plus fréquentes en pratique
Erreur 1 : convention pour un micro-entrepreneur
C'est l'erreur la plus courante. Un auto-entrepreneur ou un artisan en nom propre est une personne physique, pas une personne morale. Lui faire signer une convention au lieu d'un contrat prive le document de sa force juridique et — surtout — supprime le délai de rétractation auquel le client a droit. En cas de contrôle ou de litige, l'OF est en position très fragilisée.
Erreur 2 : absence du délai de rétractation dans le contrat BtoC
Le contrat de formation BtoC doit mentionner explicitement le droit de rétractation, sa durée (10 ou 14 jours selon le mode de conclusion) et les modalités pour l'exercer. L'absence de cette mention ne supprime pas le droit du bénéficiaire — elle le prolonge au contraire : en l'absence d'information sur le droit de rétractation, le bénéficiaire peut l'exercer jusqu'à 12 mois après la conclusion du contrat.
Erreur 3 : bon de commande sans toutes les mentions obligatoires
Beaucoup d'OF pensent qu'un simple bon de commande 'fait office de convention'. C'est vrai — mais uniquement si ce bon de commande comporte toutes les mentions requises par l'article D. 6353-1 du Code du travail. Un bon de commande qui mentionne seulement le nom de la formation et le prix est insuffisant. Il doit inclure les objectifs, le contenu, les moyens, la durée, les modalités de suivi et de sanction.
Erreur 4 : facturation intégrale avant le début de la formation
Pour les contrats BtoC, facturer 100% du prix avant le début de la formation viole le principe de facturation au prorata. Un acompte maximum de 30% est autorise — le solde ne peut être facture qu'au fur et à mesure de la réalisation. Cette règle est souvent méconnue pour les formations courtes, mais elle s'applique quel que soit le volume horaire.
Erreur 5 : absence de mention sur le RGPD
Depuis le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données, applicable depuis mai 2018), tout contrat ou convention qui implique la collecte et le traitement de données personnelles doit comporter une mention informant le bénéficiaire de ses droits. Pour une formation, cela concerne à minima : l'identité du responsable de traitement, la finalité du traitement, les destinataires des données, la durée de conservation, et les droits du bénéficiaire (accès, rectification, effacement, etc.).
9. Check-list de conformité pour vos contrats et conventions
Pour les contrats de formation (BtoC / entreprises individuelles)
• Le signataire est bien une personne physique ou une entreprise individuelle (et non une personne morale) ?
• Le contrat mentionne explicitement le droit de rétractation (10 jours / 14 jours à distance) et les modalités pour l'exercer ?
• L'acompte prévu est inférieur ou égal à 30% du montant total ?
• La facturation est prévue au prorata de la réalisation (et non en totalité à la signature) ?
• Toutes les mentions obligatoires de l'art. D. 6353-1 figurent (intitulé, objectifs, contenu, moyens, durée, prix, modalités, conditions d'annulation) ?
• La mention RGPD est présente (responsable de traitement, finalité, droits du bénéficiaire) ?
• Pour les formations certifiantes : le libellé exact, le code RNCP/RS et le nom du certificateur sont mentionnés ?
Pour les conventions de formation (BtoB / personnes morales)
• Le signataire est bien une personne morale (entreprise, association, organisme public...) ?
• Si le client a moins de 5 salariés ET que la convention est signée à distance ou hors de ses locaux ET pour une formation hors de son champ d'activité : la mention du droit de rétractation figure dans vos CGV ?
• Toutes les mentions obligatoires de l'art. D. 6353-1 sont présentes (même si la forme est un bon de commande ou un devis) ?
• Les modalités de prise en charge du financeur (OPCO, plan formation...) sont précisées ?
• La mention RGPD est présente ?
• Pour les formations certifiantes : le libellé exact, le code RNCP/RS et le nom du certificateur sont mentionnés ?
En conclusion
Contrat ou convention : la distinction n'est pas une question de forme, c'est une obligation légale dont le non-respect peut avoir des conséquences directes sur la validité des engagements financiers, les droits des bénéficiaires et la conformité de l'OF lors des contrôles. La règle fondamentale tient en une phrase : personne physique ou entreprise individuelle = contrat ; personne morale = convention (ou équivalent conforme).
Au-delà de la forme, c'est le contenu qui fait la conformité : des mentions obligatoires complètes, une information pré-contractuelle claire, une tarification conforme et une protection des données explicite. Des documents bien construits, c'est aussi moins de litiges, moins de risques lors des audits Qualiopi, et une relation de confiance renforcée avec vos clients et financeurs.
ℹ Sources et références officielles
Attention : consultez régulièrement Legifrance.gouv.fr et le site du Ministère du Travail pour toute évolution réglementaire. |
Cet article a été rédigé à des fins d'information générale. Il ne constitue pas un conseil juridique. En cas de doute sur une situation spécifique, rapprochez-vous d'un conseil spécialisé.
