Sous-traitance des formations CPF : règles, plafonds et obligations à connaître

Faire appel à un formateur indépendant, à un organisme partenaire ou à tout autre prestataire pour assurer tout ou partie d'une formation financée par le CPF (Compte Personnel de Formation) : c'est ce qu'on appelle la sous-traitance. Si cette pratique est courante et souvent indispensable dans le secteur de la formation professionnelle, elle est encadrée par une réglementation stricte, renforcée depuis 2024. Plafond de chiffre d'affaires, contrat écrit obligatoire, vérification de la conformité du sous-traitant, interdictions absolues : cet article fait le point complet sur ce que tout organisme de formation doit savoir — que vous soyez prestataire principal ou sous-traitant.

1. La sous-traitance CPF : de quoi parle-t-on exactement ?

Dans le cadre du CPF (Compte Personnel de Formation), la sous-traitance désigne le fait pour un organisme de formation référencé sur EDOF — l'Espace des Organismes de Formation de Mon Compte Formation — de confier à un tiers l'exécution de tout ou partie de la formation qu'il a contractualisée avec le stagiaire.

Concrètement, cela peut prendre plusieurs formes : faire intervenir un formateur indépendant sur plusieurs modules d'une formation, confier l'animation d'une session à un autre organisme de formation, ou déléguer une partie technique à un prestataire spécialisé. Dans tous ces cas, vous restez — en tant que prestataire principal — l'unique responsable vis-à-vis du stagiaire et de la Caisse des Dépôts.

Le cadre juridique de la sous-traitance CPF a été précisé et durci par la loi n° 2022-1587 du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au CPF. L'article L. 6323-9-2 du Code du travail autorise la sous-traitance, mais en fixe les conditions. L'article R. 6333-6-2, applicable depuis le 1er avril 2024, en précise les modalités contractuelles. Ces textes ne laissent aucune place à l'improvisation.

📌 Un rappel de vocabulaire important

Dans ce contexte, le prestataire principal est l'organisme référencé sur EDOF qui a signé la convention de formation avec le stagiaire CPF. Le sous-traitant est le tiers auquel il confie tout ou partie de l'exécution de la formation. La responsabilité reste entière chez le prestataire principal, y compris pour les actes de son sous-traitant.

2. Les règles pour le prestataire principal : ce que vous devez respecter

En tant que prestataire principal référencé sur EDOF, vous êtes soumis à trois grandes obligations dès lors que vous avez recours à la sous-traitance pour des formations CPF.

Obligation	Contenu
Plafond de sous-traitance	80 % du CA annuel réalisé sur le CPF (service Mon Compte Formation). Plafond fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle.
Contrat écrit obligatoire	Contrat ÉCRIT signé avec le sous-traitant, mentionnant : les missions confiées, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation.
Communication à la CDC	Transmettre les contrats de sous-traitance à la Caisse des Dépôts.
Contrôle des sous-traitants	Vérifier et s'assurer que chaque sous-traitant remplit ses obligations : déclaration d'activité à jour, certification Qualiopi (sauf dispense), habilitations nécessaires, respect des CGU MCF.

Obligation 1 — Respecter le plafond de 80 % du CA CPF

C'est la règle la plus structurante sur le plan économique. Vous ne pouvez sous-traiter l'exécution de formations CPF que dans la limite de 80 % de votre chiffre d'affaires annuel réalisé sur la plateforme Mon Compte Formation.

Autrement dit, vous devez toujours assurer en propre au moins 20 % de votre activité CPF. Ce plafond a été introduit pour éviter que des organismes « coquilles vides » se contentent de référencer des formations sur EDOF sans jamais en délivrer elles-mêmes, en sous-traitant l'intégralité de leur activité à d'autres.

En pratique, ce seuil impose une vigilance sur votre bilan annuel : si votre développement repose massivement sur des intervenants externes pour des formations CPF, vous pourriez dépasser ce plafond sans vous en rendre compte. Un suivi trimestriel de votre ratio sous-traitance/CA CPF est recommandé.

⚠️ Point de vigilance

Ce plafond de 80 % s'applique par rapport à votre CA réalisé sur le dispositif Mon Compte Formation spécifiquement — pas sur l'ensemble de votre activité de formation. Un OF qui fait peu de CPF mais sous-traite tout ce peu est rapidement hors plafond. Vérifiez votre ratio régulièrement, pas seulement en fin d'exercice.

Obligation 2 — Établir un contrat écrit

C'est une exigence impérative depuis le décret du 1er avril 2024 : tout recours à la sous-traitance pour une formation CPF doit faire l'objet d'un contrat écrit entre vous (prestataire principal) et votre sous-traitant. Un simple accord verbal, un échange de mails ou une commande sans formalisation écrite ne sont pas conformes.

Ce contrat doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

•      Les missions exercées au titre de l'intervention confiée (ce que fait précisément le sous-traitant).

•      Le contenu de la formation et la certification ou qualification visée (la sanction de la formation).

•      Les moyens mobilisés par le sous-traitant pour réaliser la mission.

•      Les conditions de réalisation et de suivi de l'action (modalités pédagogiques, lieu, organisation).

•      La durée de l'intervention et la période de réalisation.

•      Le montant de la prestation confiée au sous-traitant.

Ce contrat est aussi la pièce maîtresse en cas de contrôle qualité (EDOF/CPF, Qualiopi, D²OF) : c'est sur lui que s'appuieront les auditeurs pour déterminer ce que vous avez réellement délégué, et vérifier que votre sous-traitant remplissait les conditions requises pour intervenir.

⚠️ Point de vigilance — Indicateur Qualiopi 27

Le référentiel national qualité Qualiopi comporte un indicateur 27 spécifique à la sous-traitance, classé comme non-conformité majeure : l'organisme doit s'assurer du respect de la conformité Qualiopi par ses sous-traitants. L'absence de contrat de sous-traitance constitue à elle seule une non-conformité majeure lors d'un audit Qualiopi. Conservez tous vos contrats, ils sont la preuve de votre sérieux.

Obligation 3 — Communiquer les contrats à la Caisse des Dépôts et contrôler vos sous-traitants

La Caisse des Dépôts (CDC), gestionnaire de Mon Compte Formation, doit être informée de vos relations de sous-traitance. Vous devez lui transmettre les contrats de sous-traitance conclus dans le cadre des formations CPF.

Par ailleurs, vous avez l'obligation de contrôler que chaque sous-traitant auquel vous faites appel remplit bien ses propres obligations réglementaires. Ce contrôle porte notamment sur : la validité de sa déclaration d'activité, son éventuelle certification Qualiopi, et ses habilitations sur les certifications concernées. Vous n'êtes pas seulement responsable de votre propre conformité — vous répondez aussi de celle de vos sous-traitants vis-à-vis de la CDC.

3. Les règles pour le sous-traitant : obligations et dispenses

Si votre organisme intervient en qualité de sous-traitant pour le compte d'un prestataire principal référencé sur EDOF, vous êtes vous-même soumis à un ensemble d'obligations. Voici le tableau complet obligations / dispenses tel qu'il découle des textes en vigueur.

Obligation	Obligatoire ?	Dispense possible ?
Déclaration d'activité à jour	✔ Obligatoire pour tous	✖ Aucune dispense
Certification Qualiopi	✔ Obligatoire dans la plupart des cas	Dispense uniquement pour les sous-traitants au régime micro-social dont le CA HT n'excède pas 77 000 €
Habilitation à former sur la certification concernée	✔ Obligatoire sauf cas particulier	Sous-traitants n'intervenant que sur une PARTIE de la formation (RS ou RNCP). RNCP : cette partie ne peut pas être un bloc de compétences complet !
Accepter les CGU MonCompteFormation + transmettre DA à la CDC	✔ Obligatoire pour tous	✖ Aucune dispense

Obligation absolue : la déclaration d'activité à jour

Sans exception et sans dispense possible, tout sous-traitant intervenant dans le cadre d'une formation CPF doit disposer d'une déclaration d'activité à jour auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités). Cette obligation s'applique à tous les prestataires, y compris les très petits organismes, les associations et les structures récentes.

De plus, le sous-traitant doit transmettre sa déclaration d'activité à la CDC et accepter les Conditions Générales d'Utilisation de la plateforme MonCompteFormation. C'est une démarche à réaliser activement — elle n'est pas automatique.

Qualiopi : obligatoire, sauf microentrepreneur sous 77 000 € de CA

La certification Qualiopi est en principe obligatoire pour tout sous-traitant intervenant dans le cadre d'une formation CPF. Elle est la preuve que l'organisme a mis en place un système de management de la qualité conforme au référentiel national.

Une dispense est cependant prévue pour les sous-traitants relevant du régime micro-social (microentrepreneurs) dont le chiffre d'affaires hors taxes n'excède pas 77 000 euros. Au-delà de ce seuil, la certification Qualiopi s'impose même pour un microentrepreneur.

💡 Attention à l'évolution du statut de vos sous-traitants

Un sous-traitant qui bénéficiait de la dispense Qualiopi parce que son CA ne dépassait pas 77 000 € peut basculer dans l'obligation si son activité se développe. Vérifiez chaque année, à la date de renouvellement de votre contrat, que votre sous-traitant remplit toujours les conditions de dispense.

Habilitation à former : une règle à comprendre finement

Si votre formation CPF est une formation certifiante (préparant à une certification RNCP ou RS), le sous-traitant doit en principe être habilité à former sur cette certification. La logique est simple : si vous sous-traitez la formation entière à un organisme non habilité, vous contourneriez les exigences du certificateur.

Cependant, une dispense existe pour les sous-traitants qui n'interviennent que sur une partie de la formation — une séquence, un module, une compétence spécifique. Dans ce cas, ils n'ont pas besoin d'être habilités à former sur l'ensemble de la certification.

Mais attention à la limite cruciale pour le RNCP : cette « partie » ne peut pas constituer un bloc de compétences complet. Un sous-traitant non habilité peut animer plusieurs séquences pédagogiques éparpillées dans la formation, mais ne peut pas prendre en charge l'intégralité d'un bloc de compétences structuré comme tel dans le référentiel.

⚠️ Point de vigilance RNCP — La règle du bloc

Pour les certifications RNCP structurées en blocs de compétences, confier à un sous-traitant non habilité l'animation d'un bloc complet (même s'il ne s'occupe que d'un seul bloc sur cinq) constitue une infraction. La limite s'apprécie au niveau de la structure du référentiel, pas seulement en termes de volume horaire.

4. Les interdictions absolues : ce que ni le prestataire ni le sous-traitant ne peut faire

La réglementation établit des interdictions claires des deux côtés de la relation de sous-traitance.

Du côté du sous-traitant

Deux interdictions absolues s'imposent au sous-traitant :

•      Il lui est interdit de sous-traiter à son tour l'exécution de l'action qui lui a été confiée. La chaîne de sous-traitance s'arrête à un niveau. Vous ne pouvez pas faire intervenir un « sous-sous-traitant » dans le cadre d'une formation CPF — cela crée une opacité incompatible avec les exigences de traçabilité et de responsabilité du dispositif.

•      Il lui est interdit de devenir sous-traitant s'il fait l'objet d'une sanction de déréférencement temporaire de la plateforme Mon Compte Formation. Le déréférencement, même partiel ou temporaire, le prive du droit d'intervenir en sous-traitance, pas seulement en direct.

Du côté du prestataire principal

Par extension de la logique des textes, il vous est interdit de sous-traiter la totalité d'une formation CPF à un seul sous-traitant, au point de n'avoir aucune implication réelle dans la délivrance de la formation. Une telle situation serait assimilable à de la « sous-location de référencement » EDOF — une pratique contraire à l'esprit et à la lettre de la réglementation, susceptible d'entraîner votre déréférencement.

Pour les partenaires habilités à évaluer dans le cadre d'une certification professionnelle : l'organisation des épreuves certificatives ne peut en aucun cas être sous-traitée. Cette responsabilité appartient exclusivement au certificateur ou à son partenaire habilité à évaluer.

🚫 Interdiction absolue — Sous-location de référencement

Certains organismes sans véritable capacité pédagogique se référencent sur EDOF uniquement pour ensuite sous-traiter l'intégralité de leurs formations à d'autres opérateurs. Cette pratique — parfois appelée courtage de formations CPF — est sanctionnée par la CDC et peut aller jusqu'au déréférencement définitif, voire des poursuites pénales dans les cas les plus graves de fraude au CPF.

5. Les autres obligations du sous-traitant : la conformité administrative et financière

Au-delà des obligations liées à Qualiopi et à l'habilitation, le sous-traitant est tenu à un ensemble d'obligations administratives, financières et déontologiques.

Obligations relatives aux personnels enseignants

Le sous-traitant doit être en mesure de justifier des titres et qualités des personnels d'enseignement et d'encadrement qui interviennent dans la formation. Les CV des formateurs, leurs diplômes, leurs expériences professionnelles dans le domaine de la formation : autant de documents que le prestataire principal est en droit de demander pour s'assurer de la qualité des intervenants.

Honorabilité et probité

Le sous-traitant — et plus précisément ses dirigeants et formateurs — ne doit pas avoir fait l'objet d'une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs ou à l'honneur. Cette exigence d'honorabilité est une condition légale d'exercice de l'activité de formation professionnelle.

Obligations comptables et de reporting

Comme tout prestataire de formation professionnelle, le sous-traitant est tenu d'établir annuellement un bilan, un compte de résultat et une annexe dans les conditions déterminées par décret. Il doit également produire un document retraçant l'emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de son activité — le fameux « bilan pédagogique et financier » (BPF) à transmettre à la DREETS.

Respect de la législation fiscale et sociale

Comme tout prestataire intervenant dans le cadre de financements publics, le sous-traitant doit être en règle avec ses obligations fiscales (TVA, impôts professionnels) et de sécurité sociale (cotisations, déclarations URSSAF). Le prestataire principal est en droit — et il est conseillé qu'il le fasse — de demander régulièrement les attestations de régularité fiscale et sociale à ses sous-traitants.

6. Sous-traitance et certification Qualiopi : ce que votre auditeur va vérifier

La certification Qualiopi et la sous-traitance sont intimement liées. L'indicateur 27 du référentiel national qualité est entièrement consacré à la sous-traitance, et son non-respect entraîne systématiquement une non-conformité majeure.

L'indicateur 27 exige que vous démontriez les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au référentiel Qualiopi par vos sous-traitants. L'auditeur ne se contentera pas de constater que vous avez des contrats : il voudra voir que vous avez un processus de sélection et de pilotage qualité de vos sous-traitants.

Les preuves attendues par les auditeurs Qualiopi incluent :

•      Les contrats de sous-traitance signés, comportant les mentions obligatoires.

•      Un processus formalisé de sélection des sous-traitants (critères de choix, vérification des qualifications).

•      Des outils de pilotage qualité dédiés aux sous-traitants (charte de qualité, grille d'évaluation, animation qualité périodique).

•      Les justificatifs fournis par les sous-traitants ou les salariés portés (certifications, déclarations d'activité, CV des formateurs).

À noter que l'indicateur 27 ne vous impose pas de vérifier que vos sous-traitants sont eux-mêmes certifiés Qualiopi (hors obligations spécifiques CPF) : ce qui importe, c'est que vous avez mis en place les dispositifs qui garantissent la qualité de la chaîne, quelle que soit la structure juridique du sous-traitant.

💡 Conseil pratique — Créer un dossier sous-traitant

Pour chaque sous-traitant, constituez un dossier numérique comprenant : la copie de sa déclaration d'activité, son certificat Qualiopi (si applicable), les CV de ses formateurs, le contrat de sous-traitance signé, et une fiche de suivi qualité à compléter après chaque prestation réalisée. Ce dossier vous permettra de répondre en quelques minutes à une demande d'auditeur Qualiopi ou d'un contrôleur EDOF.

7. Sous-traitance et contrôle qualité EDOF/CPF : attention au critère 10

Les contrôles qualité menés par la Caisse des Dépôts sur les formations CPF examinent notamment les relations avec les sous-traitants dans le cadre du critère 10 de leur grille d'audit.

L'auditeur mandaté par la CDC cherchera à vérifier que la sous-traitance est encadrée et satisfait aux normes réglementaires et de qualité. Concrètement, il s'assurera que :

•      Vos contrats de sous-traitance existent et comportent les mentions obligatoires.

•      Vos sous-traitants disposent d'une déclaration d'activité à jour et des certifications requises.

•      Vous avez mis en place des modalités d'évaluation régulière de la qualité des prestations sous-traitées.

•      Vous avez pris des mesures correctives en cas de manquements constatés chez un sous-traitant.

Le non-respect de ce critère entraîne une non-conformité majeure dans le cadre du contrôle EDOF, avec les conséquences qui s'y attachent : rapport invalidé, transmission à votre organisme de certification Qualiopi, et potentiellement procédure contradictoire.

8. La question spécifique aux partenaires habilités : autoriser ou non la sous-traitance dans son réseau ?

Pour les organismes qui sont à la fois prestataires principaux sur EDOF et partenaires habilités dans un réseau de certification (RNCP ou RS), une question supplémentaire se pose : puis-je autoriser la sous-traitance à mes propres sous-traitants ?

La réponse est catégorique : non. La sous-traitance en cascade est interdite dans le cadre du CPF. Si vous êtes habilité à former par un certificateur et que vous sous-traitez la formation à un tiers, ce tiers ne peut pas lui-même sous-traiter à quelqu'un d'autre.

Par ailleurs, les certificateurs qui délivrent des habilitations à former ont tout intérêt à cadrer la sous-traitance dans leur convention de partenariat. Même si l'habilitation ne couvre que l'organisme signataire, celui-ci peut légitimement avoir besoin de faire appel à des formateurs indépendants pour ses sessions. La bonne pratique consiste à créer un dispositif d'habilitation de ces formateurs extérieurs — en vérifiant leur expérience, leurs CV, leurs formations dans le domaine de la certification concernée — plutôt que d'interdire purement et simplement la sous-traitance, ce qui serait peu réaliste.

💡 Recommandation pour les certificateurs

Plutôt que d'interdire la sous-traitance à vos partenaires habilités à former (ce qui serait contraignant pour leur gestion des remplacements et absences), cadrez-la en créant un dispositif d'habilitation des intervenants extérieurs. Définissez les critères minimaux (expérience, CV, formation pédagogique) que vos partenaires doivent vérifier avant de faire intervenir un sous-traitant. Et rappelez-leur que l'organisation des épreuves d'évaluation ne peut, elle, jamais être sous-traitée.

9. Checklist de vérification : êtes-vous en conformité sur la sous-traitance CPF ?

Si vous êtes prestataire principal

•      ✔ Avez-vous calculé votre ratio sous-traitance / CA CPF ? Est-il inférieur à 80 % ?

•      ✔ Disposez-vous d'un contrat écrit signé pour chaque relation de sous-traitance CPF en cours ?

•      ✔ Ces contrats mentionnent-ils toutes les informations obligatoires (missions, contenu, moyens, durée, période, montant) ?

•      ✔ Avez-vous transmis ces contrats à la Caisse des Dépôts ?

•      ✔ Avez-vous vérifié la déclaration d'activité à jour de chaque sous-traitant ?

•      ✔ Avez-vous vérifié la certification Qualiopi de chaque sous-traitant (ou sa dispense le cas échéant) ?

•      ✔ Pour les formations certifiantes, vos sous-traitants n'interviennent-ils que sur des parties partielles de la formation (et pas sur des blocs de compétences complets pour le RNCP) ?

•      ✔ Disposez-vous d'un processus de pilotage qualité de vos sous-traitants documenté pour Qualiopi ?

Si vous êtes sous-traitant

•      ✔ Votre déclaration d'activité est-elle à jour et transmise à la CDC ?

•      ✔ Avez-vous accepté les CGU de la plateforme MonCompteFormation ?

•      ✔ Êtes-vous certifié Qualiopi (ou bénéficiez-vous de la dispense micro-social < 77 000 € de CA HT) ?

•      ✔ Disposez-vous des habilitations nécessaires pour les certifications sur lesquelles vous intervenez (ou votre intervention ne porte-t-elle que sur une partie non structurée en bloc complet) ?

•      ✔ Avez-vous signé un contrat écrit avec le prestataire principal pour chaque mission CPF ?

•      ✔ Ne sous-traitez-vous pas à votre tour l'exécution des missions qui vous ont été confiées ?

•      ✔ Êtes-vous en règle avec vos obligations fiscales et de sécurité sociale ?

En résumé : les 5 règles d'or de la sous-traitance CPF

1. Respectez le plafond de 80 % : votre sous-traitance CPF ne peut dépasser 80 % de votre CA annuel réalisé sur Mon Compte Formation — surveillez ce ratio régulièrement.

2. Formalisez toujours par un contrat écrit : sans contrat signé mentionnant toutes les mentions obligatoires, vous êtes en non-conformité réglementaire et Qualiopi.

3. Vérifiez la conformité de vos sous-traitants : déclaration d'activité, Qualiopi (sauf dispense), habilitations — c'est votre responsabilité en tant que prestataire principal.

4. La sous-traitance en cascade est interdite : votre sous-traitant ne peut pas lui-même déléguer la mission que vous lui avez confiée.

5. Pour le RNCP, aucun sous-traitant non habilité ne peut prendre en charge un bloc de compétences complet — la dispense d'habilitation ne vaut que pour des parties partielles de la formation.

⚠️ Avertissement réglementaire

Article rédigé en 2024 - Les seuils et modalités réglementaires sont susceptibles d'évoluer.